La Caja Menuda
Es
el fondo especial de efectivo cuya finalidad es llevar a cabo pagos pequeños, pues resulta poco práctico
ejecutarlos mediante cheques.
Sistema y formas
El
fondo de caja chica se crea al determinar, en primer término, el monto de
efectivo necesario para realizas los pagos que se efectuaran con el fondo
durante un término de tiempo, este puede ser una semana o un mes, dependiendo
de las necesidades y políticas de la empresa. El monto del fondo puede variar
desde B/25.00 hasta B/300.00 o más.
En segundo término, las formas como
se administrara; por ejemplo:
·
Las aprobaciones necesarias pues se gira un cheque por el importe.
·
El efectivo se entrega a un colaborador, quien es el custodio de la caja y está autorizado
para desembolsarlo.
·
Restricciones para el importe máximo y los tipos de pagos que
pueden efectuarse con el dinero del fondo. Por ejemplo, gastos no mayores de
B/.5.00 en transporte, estacionamientos, timbres fiscales, útiles de oficinas,
asea, gastos misceláneos, entre otros.
·
Cada vez que se realiza un pago con el fondo de caja chica, el
colaborador registra los detalles en un formulario de recibo de caja chica.
·
El fondo de caja chica se repone en forma periódica, cuando se
agota o llega a un mínimo.
·
El dinero de la caja chica debe guardarse en forma separada de los
otros fondos; generalmente se utiliza una caja portátil con llave.
Contabilidad de la Caja Chica
El efectivo es el activo de mayor liquidez;
por lo tanto, aparece como el primer activo en el balance. Así, la cuenta de caja
chica constituye una cuenta de activo. Los movimientos o registros a esta
cuenta se efectúan en los siguientes casos.
Débito
·
Al crear el fondo de caja menuda.
·
Al aumentar el fondo de caja menuda.
Crédito
·
Al disminuir el fondo de caja menuda.
·
Al Cerrar el fondo de caja menuda.
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